구직자의 직무 내용 확인이나 기업의 채용 분야에서 유용하게 사용
[소비라이프/김민주 인턴기자] 직무수행과 관련한 내용을 체계적으로 정리한 자료가 바로 ‘직무기술서’와 ‘직무명세서’이다. 이 둘은 앞으로 자신이 어떤 일을 하는지 알고 싶거나 기업에서 직무별 능력을 구체화할 때 유용하게 쓰인다.
직무기술서와 직무명세서는 비슷해 보이지만 사실 문서의 내용과 목적에 차이가 있다. 따라서 자신이 처한 상황과 역할에 맞게 적절한 자료를 선택해야 효율적으로 원하는 바를 얻을 수 있다.
우선, 직무기술서(job descriptions)는 해당 직무의 특징과 직무수행에 필요한 자격요건을 기술한 서식이다. 직무기술서를 구성하는 항목에는 직무번호, 직무 명, 소속, 직군, 등급, 수행요건 등이 있다. 직무분석의 결과에 따라 해당 직무수행에서 기대하는 과업 및 행동 양식을 비교적 객관적이고 구체적이며 단순명료하게 나타낸다.
이에 반해 직무명세서(job specification)는 인사관리의 특정 목적을 달성하기 위해 필요한 종업원의 행동, 능력, 지식 등의 인적 특성을 강조한 문서다. 일반적으로 직무기술서와 함께 활용되며, 직무기술서가 제시하는 직무 특징과 자격요건을 인적 자원 활용 수단으로 바꾸어 직무성과를 예측하도록 한다. 직무명세서는 교육내용, 건강 특성, 지적능력, 특수능력, 과거 직업 경험, 성숙 가능성 등의 요소를 담고 있다.
직무기술서는 ‘직무’ 자체에 관한 사항을, 직무명세서는 직무에 필요한 ‘사람’에 대한 특징을 보여준다는 점에서 큰 차이가 있다. 두 자료 모두 직무분석이 선행된 후 그 결과를 정리하고 기록한다는 공통점이 있으나, 중점적으로 다루는 내용이 달라 두 가지를 구분해야 한다.
이러한 특성 탓에 기업 내에서 직무기술서는 주로 구성원 입사 교육이나 교육 훈련, 성과평가 등에 활용된다. 또한, 조직구조를 재설계하는 상황이나 대체된 경영자가 직무에 대한 새로운 지식을 습득해야 할 때 기본 자료로 쓰인다. 구직자에게는 직무기술서가 일종의 직무 확인이나 취업 대비 목적으로 사용된다. 특히, 취업을 위한 포트폴리오를 작성할 시 직무기술서 작성법을 참고하기도 하며, 직무기술서 보고 최종 직무를 선택하기도 한다. 직무별 수행내용과 필요한 자격, 지식 등의 내용은 면접을 앞두고 중요한 자료가 될 수 있다.
직무명세서의 경우 대체로 직무기술서와 비슷한 상황에서 기업과 개인에게 도움을 주지만, 보통 기업의 인적 자원 채용과 선발 단계, 사원의 직위 배치 등에 많이 사용한다. 또한, 기존 종업원의 직무를 개선하고 재설계하는 과정이나 구성원 상담 시 기준을 제시해주는 역할을 하기도 한다.
실제로 NCS 기반 채용공고에서는 직무기술서를 미리 공개해 구체적인 세부 직무에 대한 채용인원과 자격요건, 직무 관련 경험 등을 공표한다. 삼성전자나 LG전자, 현대자동차 등의 대기업도 역시 모집 분야에 대한 설명과 함께 필요역량과 보유 경험, 학력, 전공, 자격증 등의 구체적인 지원 자격과 우대사항도 제시하고 있어 지원자들이 미리 대비할 수 있도록 돕는다. 이렇게 해당 직무의 필수역량을 사전에 구직자에게 알려줌으로써 각 기업이 원하는 인재상을 빠르고 효과적으로 모집하려는 의도도 있다.
자신이 취업준비생인지 기업의 인적자원관리팀 소속인지에 따라 각각 성공적인 취업과 기업 성과 향상이라는 목적을 갖고 직무분석을 해야 할 것이다. 그 과정에서 직무기술서와 직무명세서의 차이를 알고 적절히 활용함으로써 목적 달성을 위해 노력할 필요가 있다.
